Als Executive Assistant ben je hoogstwaarschijnlijk expert in het jongleren met verschillende opdrachten in een zee van snel wijzigende prioriteiten. Om je waardevolle werktijd optimaal in te delen en hem aan de juiste taken toe te wijzen, bestaan er heel wat hulpmiddelen en tips. Zo kan jij zo efficiënt mogelijk functioneren en tegelijkertijd een goede work-life balance behouden. We delen dan ook graag onze 5 favoriete tactieken om je productiviteit te vergroten, je workload onder controle te houden en jezelf te bevrijden van permanente stress.
5 praktische tips om je time management skills te boosten
1. Stel prioriteiten
In een drukke assistentenjob waar verschillende taken vaak tegelijkertijd op je afkomen, is het cruciaal om je hoofddoel nooit uit het oog te verliezen. Naast het oplijsten van to-do’s is het nog belangrijker om elke to-do de juiste prioriteit te geven. In jouw job is een to-do lijst vaak heel erg flexibel. Je eerste prioriteit ligt uiteraard bij je executive(s) en je organisatie. Evalueer dus telkens wat zich aanbiedt en bespreek regelmatig met je manager welke taken de hoogste prioriteit hebben. Hou in je achterhoofd dat het gebrek aan planning van iemand anders niet altijd jouw crisis hoeft te zijn. Om je focus op lange termijn-taken niet te verliezen, kan je hiervoor best gewoon tijd blokkeren in je agenda.
2. Stop met multitasken
In haar boek Mentaal Kapitaal is Professor Elke Geraerts heel duidelijk: multitaskers zijn tot 40% minder productief terwijl ze net denken dat ze veel meer doen. Een brein dat heen en terug moet schakelen tussen 2 taken heeft gemiddeld 25 minuten nodig om terug volledig aandachtig bij de eerste taak te zijn. Multitasken is dus een ware uitputtingsslag voor je brein. Train jezelf om te single tasken. Verder kan je vergelijkbare taken best uitvoeren in batches. Zo blijf je binnen dezelfde context werken en moet je brein geen onnodige switches maken.
3. Leer neen zeggen
Een assistente die een bedrijf door en door kent, wordt al snel de go-to persoon voor veel collega’s. Een beetje zoals een menselijke office google. Probeer deze voortdurende onderbrekingen voor te zijn en geef duidelijke grenzen aan. Gebruik je verbeelding om je collega’s op een vriendelijke, ludieke manier kenbaar te maken dat je niet wil gestoord worden. Leer neen zeggen tegen taken die niet binnen jouw focusgebied liggen en probeer waar mogelijk te delegeren. Zo kan jij je richten op taken die echt jouw expertise vereisen. Schakel de permanente meldingen van inkomende mails uit (de pop-up, het geluid en de enveloppe) en zet je voicemail verstandig in. Om je laser focus-werkmomenten te optimaliseren kan je je bijvoorbeeld apart zetten in een meeting room of een koptelefoon opzetten.
4. Gebruik automatisaties en technologische tools
Werk niet harder maar slimmer. Verdiep je in beschikbare tools die repetitieve taken kunnen stroomlijnen en je werk efficiënter kunnen maken. Voor het opzetten en het beheren van afspraken en plannen van meetings bestaan er verschillende soorten planning software. Gebruik task management tools om je deadlines en opdrachten op te volgen. Zet emailfilters en templates in om communicatie te vereenvoudigen. Integreer AI tools in je dagelijkse workflow zodat je tijd vrijmaakt voor belangrijke taken waar jij als Executive Assistant een duidelijke meerwaarde biedt.
5. Gun jezelf en je brein rustpauzes
Naast het regelmatig herzien en aanpassen van je dagschema is het belangrijk om korte pauzes in te bouwen. Even wegkijken van je scherm en dagdromen, een koffie halen op een andere verdieping of een wandeling in het park tijdens de lunch. Pauzes zorgen voor een energieboost en hernieuwde concentratie om aan de slag te gaan. Plan ook bewust momenten in waar je even onbereikbaar en volledig schermvrij bent. Zo kan je brein helemaal tot rust komen en ben je tijdens je werktijd des te productiever en geconcentreerd.
We hopen dat onze time management tips je meer productiviteit en flow kunnen brengen. Zo kan jij met optimale focus en energie werken aan taken die voor jou en je Executive een echte meerwaarde hebben. You got this!
Ben je toch op zoek naar een andere job? Ontdek hier wat wij voor jou kunnen betekenen. Tot snel!
