Negatieve feedback geven is meestal een uitdagend moment. Niet alleen je woorden maar ook je manier van overbrengen kunnen een immense impact hebben op de prestaties, het engagement en succes van de ontvanger. Ook zijn zelfvertrouwen en vertrouwen in jou staan op het spel. Je vertrekpunt om de andere op een positieve manier te helpen succesvoller te zijn, is beslist het meest cruciale element. Als je daarenboven streeft naar een open gesprek in plaats van een รฉรฉnzijdige advies-sessie, vergroot je enorm de kans om een negatief feedbackmoment om te vormen tot een versterking van de ander en van jullie vertrouwensrelatie. We geven je graag een paar handige tips voor een geslaagde negatieve feedback.
3 cruciale handvaten voor een succesvol negatief feedbackmoment
1. Bereid je uitgebreid voor
Je voorbereiding bestaat best uit 2 luiken: wat je gaat zeggen en hoe je het gaat zeggen. Breng in kaart welke punten je wil bespreken en wat je ermee wil bereiken. Lijst specifiek gedrag en/of situaties op en link ze aan concrete voorbeelden. Wie, wat, waar, wanneer en waarom. Benoem het effect van het gedrag op jou en anderen. Ga dan op zoek naar de best mogelijke manier om je boodschap over te brengen. Pas je stijl aan aan de ontvanger. Anticipeer mogelijke reacties en denk na over je mogelijke responsen.
2. Zorg voor de juiste timing en setting
Situaties en gedrag verbeteren zelden uit zichzelf, integendeel. Wacht daarom niet te lang om je feedback te geven. Neem altijd tijd hiervoor. ย Negatieve feedback bespreek je niet gewoon even terloops en al zeker niet in een publieke setting. Zorg dat anderen niet kunnen meeluisteren of tussenkomen. Focus al je aandacht op je boodschap en op de ontvanger. Als je negatieve terugkoppeling gezien wordt als kritiek of een persoonlijke aanval, dan kan dit een grote impact hebben op de ander en jullie verdere samenwerking. Ga dus heel zorgvuldig te werk.
3. Wees eerlijk, respectvol en direct
Probeer kalm, open en empathisch het gesprek aan te gaan. Blijf bij je voorbereide punten en wees direct. Verlies je positieve intentie niet uit het oog. Het gaat om gedrag en situaties. Blijf dus professioneel en word nooit persoonlijk. Wees oprecht nieuwsgierig naar wat de ander te vertellen heeft en stel open vragen. Laat voldoende openingen voor de ander om te praten en vragen te stellen. Dit geeft je de beste kans om tot een open en constructief gesprek te komen. Ook al is de reactie niet wat je verwacht, hou je eigen emoties altijd onder controle.
ย
Een authentieke positieve intentie, een gezonde portie voorbereidend nadenken en een voorzichtige aanpak zijn essentiรซle elementen voor een positieve ervaring voor de ontvanger. Als een feedbackmoment een echt gesprek wordt, kan je actief naar elkaar luisteren en samenwerken om tot de beste oplossing te komen. Het zal jullie vertrouwensrelatie sowieso versterken en de weg openen naar nieuwe successen voor beide partijen, jullie team en bedrijf.
We hopen dat onze tips je kunnen inspireren om jouw negatieve feedbackmomenten te herdenken en positief om te buigen.
Op onze blogpagina kan je ook verdere loopbaantips vinden. Ontdek ze hier.ย Tot snel!