En tant qu’Assistante de Direction, vous êtes probablement un expert dans l’art de jongler avec différentes tâches dans un océan de priorités qui changent rapidement. Pour optimiser votre précieux temps de travail et l’affecter aux bonnes tâches, il existe de nombreux outils et conseils. Ainsi, vous pouvez fonctionner de manière aussi efficace que possible tout en maintenant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous sommes donc ravis de partager nos 5 tactiques préférées pour augmenter votre productivité, maîtriser votre charge de travail et vous libérer du stress permanent.
5 conseils pratiques pour booster vos compétences en gestion du temps
1. Établissez des priorités
Dans un emploi d’assistante chargé, où plusieurs tâches arrivent souvent sur votre bureau simultanément, il est crucial de ne jamais perdre de vue votre objectif principal. En plus de répertorier vos tâches à exécuter, il est encore plus important d’attribuer la bonne priorité à chaque tâche. Dans votre travail, la liste de tâches à faire est souvent très flexible. Votre première priorité est bien sûr votre ou vos dirigeants et votre organisation. Évaluez donc toujours ce qui se présente et discutez régulièrement avec votre responsable des tâches les plus prioritaires. Gardez à l’esprit que le manque de planification de quelqu’un d’autre ne doit pas nécessairement devenir votre problème. Pour ne pas perdre de vue vos tâches à long terme, bloquez simplement du temps dans votre agenda.
2. Arrêtez le multitâche
Dans son livre Mental Capital, le Professeur Elke Geraerts est très clair : les personnes qui font du multitâche sont jusqu’à 40 % moins productifs, tout en pensant qu’ils en font beaucoup plus. Un cerveau qui passe d’une tâche à une autre a besoin en moyenne de 25 minutes pour être pleinement concentré à nouveau sur la première tâche. Faire du multitâche est donc une véritable épreuve pour votre cerveau. Apprenez à vous concentrer sur une seule tâche à la fois. De plus, effectuez des tâches similaires par lots. Ainsi, vous restez dans le même contexte de travail et votre cerveau n’a pas à faire de changements inutiles.
3. Apprenez à dire non
Une assistante qui connaît une entreprise sur le bout des doigts devient rapidement la personne par excellence à contacter pour plusieurs collègues, un peu comme un Google de bureau humain. Essayez d’anticiper ces interruptions constantes et fixez des limites claires. Utilisez votre imagination pour faire comprendre à vos collègues de manière amicale et ludique que vous ne souhaitez pas être dérangée. Apprenez à refuser les tâches qui ne relèvent pas de votre domaine de compétence et essayez de déléguer autant que possible. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur les tâches qui nécessitent vraiment votre expertise. Désactivez les notifications permanentes des e-mails entrants (pop-up, son et enveloppe) et utilisez judicieusement votre messagerie vocale. Pour optimiser vos moments de travail concentré, isolez-vous par exemple dans une salle de réunion ou portez un casque.
4. Utilisez des automatisations et des outils technologiques
Ne travaillez pas plus dur, mais plus intelligemment. Explorez les outils disponibles qui peuvent rationaliser les tâches répétitives et rendre votre travail plus efficace. Il existe différents types de logiciels de planification pour organiser et gérer les rendez-vous et réunions. Utilisez des outils de gestion des tâches pour suivre vos échéances et missions. Utilisez des filtres et des modèles d’e-mails pour simplifier la communication. Intégrez des outils d’intelligence artificielle dans votre flux de travail quotidien pour dégager du temps pour des tâches importantes où vous, en tant qu’Assistante de Direction, apportez une valeur ajoutée claire.
5. Accordez-vous et à votre cerveau des pauses
En plus de revoir régulièrement et d’ajuster votre emploi du temps quotidien, il est important d’insérer de courtes pauses. Détournez le regard de votre écran et rêvassez, allez chercher un café à un autre étage ou faites une promenade dans le parc pendant votre pause déjeuner. Les pauses apportent un regain d’énergie et une concentration renouvelée pour reprendre le travail. Planifiez également délibérément des moments où vous êtes indisponible et totalement sans écran. Cela permet à votre cerveau de se détendre complètement, vous rendant ainsi plus productif et concentré pendant votre temps de travail.
Nous espérons que nos conseils en gestion du temps vous apporteront plus de productivité et de fluidité. Ainsi, vous pourrez travailler avec une concentration et une énergie optimales sur des tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée à vous et à votre direction. Vous pouvez y arriver !
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