Maureen Kanters
+32 2 709 72 63

Sollicitatie tips
Brussels
Vast voltijds

Je functie

Werk zij aan zij met het Empowering Team en draag bij aan de dynamiek van GUBERNA door ondersteuning te bieden op zowel administratief als organisatorisch vlak. Je krijgt de kans om je in verschillende domeinen te verdiepen, waaronder administratie, ledenbeheer en facilitair management. Door een belangrijke rol te vervullen in het optimaliseren van de ledenervaring, help je mee aan de opbouw van een veerkrachtige organisatie die een positieve impact heeft op de wereld van goed bestuur.

Hier zijn de verantwoordelijkheden die bij de functie All Round Administrative Assistant horen:

  • Beheer van het administratieve aspect van alle leden in het CRM-systeem (Microsoft Dynamics).
  • Opvolging van drie mailboxen en indien nodig informatie doorsturen via e-mail.
  • Opstellen van contracten voor de zakelijke leden en zorgen voor een efficiënte verwerking en digitale registratie.
  • Opstellen van bestelbonnen en voorbereiden van facturatie in Business Central.
  • Bieden van administratieve ondersteuning voor diverse evenementen en activiteiten, inclusief inschrijvingsopvolging, aanwezigheidslijsten en badgecreatie. Dit omvat hoofdzakelijk vijf evenementen per jaar, plus evenementen van verschillende business units.
  • Aanwezigheid bij evenementen en activiteiten en samen met Empowering-collega's zorgen voor het onthaal, vestiaire, enzovoort.
  • Rapportage aan de Empowering Coördinator.
  • Verzekeren van een back-up voor collega's in geval van afwezigheid.

Je profiel

Ben jij degene die we zoeken? De ideale All Round Administrative Assistant:

  • heeft een bachelordiploma op zak.
  • is met 1,5 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol een echte professional.
  • Talen zijn troef: is vloeiend in het Nederlands en Frans, en heeft een stevige basis in het Engels.
  • beschikt over een rijbewijs B (eigen wagen is geen must).
  • heeft een uitgebreide kennis van MS Office, met ervaring met Microsoft Dynamics 365 als een pluspunt.
  • is meester in multitasken en is stressbestendigheid.
  • is precies en heeft oog voor detail.
  • is klantgericht, proactief en creatief in het vinden van oplossingen.
  • En last but not least, is een teamspeler die zijn verantwoordelijkheid neemt en altijd streeft naar succes.

Onze opdrachtgever

"Better Boards, Better Organisations, contributing to a Better World"

GUBERNA (www.guberna.be) is het Belgisch Instituut voor Bestuurders (vzw) dat deugdelijk bestuur in alle types van organisaties wil promoten. GUBERNA werd opgericht in 1995 en is uitgegroeid tot hét referentiecentrum in België op het gebied van deugdelijk bestuur. GUBERNA vertegenwoordigt een netwerk van meer dan 2.370 leden (bestuurders, CEO’s en topmanagers).

GUBERNA is een onafhankelijke organisatie en een platform voor de uitwisseling van kennis en ervaringen op het gebied van deugdelijk bestuur. GUBERNA bouwt kennis op via onderzoek en academische samenwerking, verspreidt kennis via opleidingen, seminaries en de uitwisseling van ervaringen; en biedt haar leden diensten aan zoals de begeleiding van raden van bestuur bij hun reflecties en evaluaties.

Onze opdrachtgever biedt

  • Je geniet van een gevarieerde werkervaring in een professionele omgeving met sterke banden met de bedrijfswereld.
  • Je werkt in een bedrijfscultuur waar samenwerking en het spontaan delen van kennis en informatie vanzelfsprekend zijn.
  • Je werkt vanuit een centrale locatie in Brussel, gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.
  • Je wordt beloond met een marktconform salaris en een uitgebreid pakket aan extralegale voordelen, zoals 13e maand, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, vergoeding voor transportkosten, laptop, GSM-abonnement, thuiswerkvergoeding en bonussysteem.
  • Je werkt in een 38-urige werkweek.
  • Je hebt de mogelijkheid tot homeworking 2dgn/week.
  • Je hebt recht op 20 vakantiedagen + 14 extralegale verlofdagen.
  • Je krijgt elke 2 jaar een opleidingsbudget van €1.500.